POLÍTICA DE PROTECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES PARA CLIENTES Y PROVEEDORES

 

INTRODUCCIÓN

1.      La Política de Protección y Tratamiento de Datos Personales para clientes y proveedores de BAIRD SERVICE S.A.S. busca el desarrollo y protección del derecho constitucional que tienen todas las personas a la habeas data en cumplimiento con lo dispuesto por la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y las demás disposiciones complementarias que hacen parte del marco general de la protección de los datos personales en Colombia. En esos términos, la presente política regula el tratamiento de los datos personales de clientes y proveedores de BAIRD SERVICE S.A.S., persona jurídica identificada con N.I.T. 830.024.646, constituida de conformidad con las leyes de la República de Colombia y domiciliada en la ciudad de Bogotá D.C. (en adelante y para efectos del presente documento se denominará BAIRD SERVICE).

 

BAIRD SERVICE está comprometida con la protección de la privacidad y toda la información que pueda asociarse o relacionarse con personas naturales o jurídicas determinadas, (en adelante y para efectos del presente documento se denomina los Datos Personales) a los cuales BAIRD SERVICE tenga acceso en el desarrollo de actividades mercantiles y de prestación de servicios. En esos términos, cualquier información a la que tenga acceso BAIRD SERVICE de forma gratuita u onerosa, a través de cualquier transferencia o transmisión, se regulará por medio de las presentes disposiciones reglamentarias.

BAIRD SERVICE podrá tener acceso a través de los diferentes canales de comunicación, físicos o digitales, en lo referente a su recolección, almacenamiento, administración, utilización, procesamiento, análisis, transferencia, transmisión, protección y supresión de datos de identificación (nombre, cédula, edad, género), de contacto (teléfono, correo electrónico, dirección), de educación (nivel de educación, instituciones, grado de estudio, fecha en las que realizo el proceso educativo), de preferencia de consumo, de visitas y de comportamiento e internet, información financiera, bursátil, de calificación de riesgo, así como referencias personales o comerciales de la persona natural o jurídica y otros datos relevantes para la operación mercantil o que pueda ser considerada como pública, privada, semiprivada o sensible.

BAIRD SERVICE podrá obtener la información que se detalla en el presente documento por medios digitales o físicos, de forma directa por parte de los titulares o a través del uso de plataformas de Internet pertenecientes a la sociedad, previa autorización expresa por parte del Cliente o el Proveedor. Cualquier interacción que tengan los Clientes o Proveedores en la Plataforma de BAIRD SERVICE en donde se solicite información privada, semiprivada o sensible, el titular expresa y otorga su consentimiento al uso de dichos datos conforme se describe en esta Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales. Las finalidades para las cuales será recolectada la información se encuentran descritas por medio del aviso de privacidad y el presente documento relacionado con las políticas de protección y tratamiento de datos personales. El manejo, recolección, almacenamiento y tratamiento de los datos personales recolectados se efectuará de conformidad con las disposiciones relativas a la Ley 1581 de 2012, las diversas circulares relacionadas con el manejo de la información por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio y de la Superintendencia Financiera de Colombia, con la presente política de protección y tratamiento de datos personales, el aviso de privacidad y los manuales internos del tratamiento de datos personales que estarán desarrollados conforme el presente documento.

  1. Definiciones.

 

       Aviso de Privacidad: Es un documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, generado por el Responsable del Tratamiento, que tiene a su disposición el Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, por el cual se comunica a los Titulares la información la existencia de las políticas de tratamiento de información que aplica el Responsable, la forma de acceder a las mismas y las características del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

 

       Autorización: Es el consentimiento previo, expreso e informado del Titular de la Información y de la empresa que inicie el proceso dentro de la plataforma para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.

 

       Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

 

       Dato Personal: Solo se consideran datos personales los de una o varias personas naturales determinadas o determinables.

 

       Datos Sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular de la Información o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.  BAIRD SERVICE no solicitará a través de este portal o a través de cualquier otro medio ningún dato sensible a sus clientes.

 

       Dato privado: es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.

 

       Dato público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenido, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, facetas y boletines oficiales.

 

       Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. Para el efecto, el Responsable del Tratamiento de la Información será BAIRD SERVICE y la persona jurídica que inicie el proceso (clientes o proveedores) en la Plataforma.

 

       Plataforma: Entiéndase por Plataforma la página web https://Baird Service.com/ o cualquier página web que esté relacionada con el dominio BAIRD SERVICE o por medio de la cual se presten o soliciten los servicios de BAIRD SERVICE.

 

       Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. Para el efecto, el Encargado del Tratamiento de la Información será BAIRD SERVICE y la persona jurídica que inicie el proceso en la Plataforma.

 

       Titular: Persona natural o jurídica cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento. Para el efecto, los Titulares de la Información serán los usuarios que adquieran productos y servicios turísticos a través de diferentes canales de venta de la Plataforma.

 

       Tratamiento de Datos Personales: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

 

       Usuario: Cualquier persona natural o jurídica que acceda a los servicios que se encuentran plasmados en la Plataforma y solicite los servicios prestados por parte de BAIRD SERVICE S.A.S.

 

  1. Información sobre BAIRD SERVICE S.A.S.

BAIRD SERVICE S.A.S., es una persona jurídica identificada con N.I.T. No. 830.024.646, constituida de conformidad con las leyes de la República de Colombia y domiciliada en la ciudad de Bogotá D.C. Cuya razón social es BAIRD SERVICE S.A.S. En el desarrollo de sus actividades, BAIRD SERVICE proporciona a sus clientes y proveedores una Plataforma, cuyo objetivo es ofrecer servicios de software proporcionando una infraestructura digital para la gestión diaria de la propiedad horizontal.

 

BAIRD SERVICE desea crear, garantizar y ofrecer una experiencia de transparencia para la propiedad horizontal mediante la digitalización, análisis e información de procesos. otorgándole a los usuarios y/o residentes de la propiedad horizontal para que a través de la tecnología encuentren comodidad y confort.

 

Mediante la plataforma de BAIRD SERVICE los usuarios y residentes podrán monitorear y conocer la gestión de su propiedad horizontal.

 

BAIRD SERVICE realiza la verificación de información suministrada por cada uno de los clientes, bajo la autorización previa y expresa de la presente Política de Protección y Tratamiento de Datos Personales, para determinar la veracidad de documentos e información personal, privada o semiprivada, en donde se analiza, entre otros elementos, los siguientes: (i) estado de seguridad social, (ii) antecedentes judiciales o de policía; (iii) reconocimiento facial, (iv) reportes en centrales de riesgo y listas restrictivas, (v) verificación de certificados laborales, (vi) verificación de certificados académicos, (vii) visitas domiciliarias, (viii) referencias laborales, (ix) referencias académicas, (x) referencias comerciales; (xi) información almacenada en bases de datos públicas; (xii) información almacenada en bases de datos privadas que hayan sido suministradas por medio de autorización previa del titular de la información; (xiii) análisis del modelo de negocio, (xiv) documentos de identificación; (xv) documentos jurídicos de constitución; (xvi) datos biométricos; (xvii) cualesquiera otros documentos que aseguren la seguridad en el acceso a los servicios prestados por  BAIRD SERVICE S.A.S.

 

BAIRD SERVICE, podrá realizar la verificación por medio de su plataforma, de sus contratistas, trabajadores o de terceras personas, naturales o jurídicas, previa autorización del titular de los datos, entre otros, de los siguientes documentos, información o verificación:

                 Verificación básica (Validez de documento de identificación – Registraduría Nacional del Estado Civil; Antecedentes judiciales – Policía Nacional; Antecedentes disciplinarios – Procuraduría General de la Nación; Antecedentes fiscales – Contraloría General de la República; Infracciones de tránsito – Sistema Integrado de Información Sobre Multas y Sanciones por Infracciones de Tránsito (SIMIT); Licencia de Conducción – Registro Único Nacional de Tránsito (RUNT); Estado del Registro Único Tributario (RUT) – Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN); Estado de seguridad social en salud, estado de pensiones, riesgos profesionales, caja de compensación familiar, salud – Registro Único de Afiliados (RUAF); Antecedentes penales Internacionales – Interpol).

                 Verificación en listas restrictivas (verificación de candidatos en listas nacionales e internacionales de lavados de activos y financiación al terrorismo (Registros de la OFAC -“Lista Clinton”-, Personas Expuestas Políticamente -PEP).

                 Verificación certificados laborales (Verificación de certificados laborales, confirmando existencia de empresas, fechas en que trabajó).

                 Entre otros.

La información detallada en relación con cada uno de los servicios que son prestados por medio de las Plataformas de BAIRD SERVICE se encuentra descrita en sus Términos y Condiciones, que están almacenados en la página web referida https://Baird Service.com/ Como resultado de la prestación de los servicios prestados por medio de las redes y la Plataforma, BAIRD SERVICE implementa la presente Política de Privacidad y Protección de Datos, la cual busca garantizar la protección y el almacenamiento de las bases de datos que contengan información personal o socialmente relevante de clientes o proveedores bajo estrictos parámetros de seguridad, transparencia y confidencialidad.

3.      Aplicación

Esta Política de Privacidad y Protección de Datos se refiere y se aplica con carácter general a los clientes o proveedores de BAIRD SERVICE, así como también a socios comerciales, comercios afiliados, empleados, colaboradores, contratantes y cualquier persona cuyos datos personales sean o vayan a ser tratados por la sociedad. La finalidad de la presente Política de Privacidad y Protección de Datos es garantizar los derechos de los titulares, así como informar los mecanismos y procedimientos para hacer efectivos sus derechos, realizar preguntas, quejas y reclamos. En general, la Política de Privacidad y Protección de Datos busca el desarrollo y protección del derecho constitucional que tienen todas las personas a la habeas data en cumplimiento con lo dispuesto por la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y las demás disposiciones complementarias que hacen parte del marco general de la protección de los datos personales en Colombia.

La información recolectada también podrá tener la siguiente finalidad, aplicación u objetivos: (i) para su almacenamiento en bases de datos de  BAIRD SERVICE; (ii) para establecer, mantener y retroalimentar la relación comercial; (iii) para procurar la efectividad y seguridad de los servicios que se lleven a cabo en  BAIRD SERVICE; (iv) Para procurar la protección y ejercicio de sus derechos así como los de BAIRD SERVICE y/o sus contratistas en la medida que sea posible de acuerdo con el tratamiento realizado por  BAIRD SERVICE; (v) para cumplir a cabalidad  con los servicios contratados; (vi) para adelantar actividades necesarias para gestionar las consultas y reclamos presentadas y direccionarlas al área responsable; (vii) para enviar información de ofertas comerciales de servicios de  BAIRD SERVICE, así como para desarrollar actividades de mercadeo, estadísticas, investigación, comercialización, y/o demás propósitos comerciales de servicio que se presten o que se pudieran llegar a prestar u ofrecer, siempre y cuando no contravengan la legislación en Colombia; (viii) para la remisión de cualquier información de carácter comercial o de servicios; (ix) para el fortalecimiento de las relaciones comerciales mediante el envío de información relevante, toma de pedidos, atención a peticiones, quejas y reclamos, así como para realizar evaluaciones de calidad; (x) para proceder a facturar y cobrar por los servicios contratados; (xi) para la verificación del cumplimiento de obligaciones legales y/o contractuales; (xii) para mejorar y promocionar el servicio prestado por BAIRD SERVICE; (xiii) para la atención de requerimientos judiciales o administrativos, y para el cumplimiento de mandatos judiciales o legales; (xiv) para la transmisión de datos personales a terceros con los cuales se hayan celebrado contratos con el objeto de realizar y cumplir con el servicio ofrecido a través de BAIRD SERVICE; (xv) para gestionar toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias y de registros comerciales, corporativos y contables; (xvi) para enviar información sobre nuevos productos o servicios, noticias y demás información que  BAIRD SERVICE estime conveniente; (xvii) para compartir los datos personales con empresas de servicios o empresas de outsourcing que contribuyan a facilitar las operaciones a través de  BAIRD SERVICE , dentro de las que se incluyen medios de pago, seguros o intermediarios de la gestión de pagos; (xviii) para cualquier requerimiento efectuado por la Superintendencia Financiera en cumplimiento de las circulares emitidas para el tratamiento de datos personales; (xix) para corroborar con cualesquiera otras entidades financieras, comerciales, civiles, nacionales o extranjeras, la calificación crediticia o ante centrales de riesgo a nivel nacional o extranjero.

Esta Política se aplicará a todo el territorio de la República de Colombia por parte de BAIRD SERVICE S.A.S, sus empleados y, en lo que corresponda, por aquellos terceros con los que la sociedad acuerde todo o parte de la realización de cualquier actividad relativa a, o relacionada con el Tratamiento de Datos Personales de los cuales la sociedad es responsable. Así mismo, se aplicará a terceras personas naturales o jurídicas, con quienes la sociedad suscriba o celebre cualquier relación contractual, con el fin de que las personas conozcan sus obligaciones, finalidades y los esquemas de seguridad y confidencialidad que deben adoptar cuando realicen el Tratamiento por cuenta de la sociedad.

4.      Información que se recolecta

BAIRD SERVICE, en desarrollo de sus actividades comerciales y en concreto, para la prestación de los servicios que se encuentran descritos y almacenados en sus Términos y Condiciones, les solicita a sus clientes y, a su vez, éstos le deberán solicitar a sus prospectos de empleados, clientes, proveedores o terceros asociados, diferentes datos personales necesarios para efectos de poder realizar en forma adecuada y por medios electrónicos los flujos de verificación contratados.

Para el efecto, BAIRD SERVICE podrá solicitar y tratar los siguientes datos de acuerdo con la presente Política de Privacidad y Protección de Datos Personales, sin que la siguiente sea una lista taxativa:

       Nombre Completo.

 

       Fecha y lugar de nacimiento.

 

       Número de documento de identidad.

 

       Copia de documento de identidad.

 

       Nacionalidad.

 

       Número telefónico.

 

       Correo electrónico.

 

       Dirección de domicilio.

 

       Información financiera, bancaria y/o crediticia.

 

       Número de Identificación Tributaria.

 

       Composición Accionaria.

 

       Certificado de existencia y representación legal.

 

       Registro Único Tributario.

 

       Certificado de cuentas bancarias de la persona natural o jurídica.

 

       Referencias comerciales, personales o académicas.

 

       Imágenes, fotografías o cualesquiera otros elementos gráficos que le sirvan para realizar un análisis de viabilidad para la prestación de servicios.

 

       Datos biométricos.

 

       Entre otros.

 

BAIRD SERVICE podrá solicitar, en general, cualquier información que sea necesaria para la realización de los servicios que han sido adquiridos por medio de la Plataforma. BAIRD SERVICE no recolectará información que no sea necesaria para la prestación de sus servicios y será almacenada bajo estándares internacionales de seguridad informática. En todo caso, BAIRD SERVICE también podrá recolectar y almacenar información que sea suministrada por terceras personas, siempre y cuando los titulares de esta información hayan aceptado de forma previa y expresa una Política de Protección y Tratamiento de Datos que cumpla con el lleno de los requisitos legales.

 

  1. Tratamiento al cual serán sometidos los datos y finalidad del mismo.

Los datos que proporcione podrán tener uno o más de los siguientes tratamientos:

       Procesar, completar, actualizar, modificar, cancelar o imprimir los servicios que haya contratado a través de BAIRD SERVICE por cualquier medio: electrónico, telefónico o de forma presencial, incluyendo la verificación de fuentes de información y datos contenidos en las listas enlistadas en el numeral 1 de la presente Política de Protección de Datos.

 

       Para dar cumplimiento en general a las obligaciones contraídas con los Clientes de la Plataforma.

 

       Para envío de notificaciones vía correo electrónico que sobre el servicio de la Plataforma: Confirmación de los servicios contratados, modificaciones, cancelaciones, saldos e invitaciones para evaluar u opinar sobre los servicios contratados y el servicio recibido de parte de BAIRD SERVICE, sus empleados o representantes.

 

       Para recibir Llamadas telefónicas para verificar las operaciones o transacciones hechas vía internet, telefónica o presencial si BAIRD SERVICE o sus representantes lo consideran necesario.

 

       Para recibir Llamadas telefónicas para solicitar información o documentos que permitan establecer la identidad del cliente o el titular de la tarjeta de crédito si BAIRD SERVICE lo considera necesario.

 

       Para recibir información técnica, operativa o comercial de BAIRD SERVICE o de nuestros proveedores, información publicitaria o promocional sobre productos y/o servicios, o promociones con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas o promociones de carácter comercial o publicitario.

 

       Para mantener y actualizar constantemente bases de datos que generan estadísticas que permiten mejorar los servicios que reciben nuestros clientes.

 

       Compartir, incluyendo la transferencia y transmisión de datos personales a terceros para conseguir los fines relacionados con la operación y prestación de servicios y productos que sean adquiridos con BAIRD SERVICE.

 

       La realización de cualquier actividad complementaria o auxiliar necesaria para la adecuada comercialización de productos y servicios de verificación anteriormente referenciados.

 

       Realizar estudios internos sobre el cumplimiento de las relaciones comerciales y estudios de mercado a todo nivel.

 

       Responder requerimientos legales de entidades administrativas y judiciales.

 

       Proporcionarle y ofrecer una gama de productos y servicios que pueda ofrecerle BAIRD SERVICE.

 

       Enviarle promociones, publicidad y cupones de descuentos nuestros productos, así como de aquellos productos de las empresas con las que tenemos relación corporativa.

 

       En general, recolectar, utilizar, administrar, almacenar, analizar, anonimizar, indexar, segmentar, realizar perfiles, compendiar, procesar, transmitir, transferir, efectuar verificación, efectuar cobros y compartir información con centrales de riesgo, en caso de ser necesario. En ese orden de ideas, los datos personales tratados por BAIRD SERVICE estarán sometidos únicamente a las finalidades que se señalan a continuación o las que sean aceptadas por los titulares en el momento de la recolección de los datos personales. 

       Realizar la verificación de requisitos jurídicos, técnicos y/o financieros, así como también, verificar el cumplimiento de los requisitos legales para la prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo.

BAIRD SERVICE tendrá acceso a la información recabada cuando se suscribe a nuestro programa de promociones, ofertas o servicios a través de correo electrónico. También podrá tener acceso a la información recabada cuando sea transmitida o transferida, de conformidad con lo dispuesto en el capítulo quinto (5º) del Decreto 1377 de 2014. Los mensajes o avisos promocionales se envían únicamente a quien ha aceptado suscribirse y puede dar de baja su correo electrónico en cualquier momento dando clic en el link que aparece para este fin en cada mensaje que enviamos. En nuestros correos electrónicos también pueden incluirse ofertas de terceras personas que sean nuestros socios comerciales.

  1. Calidad y transparencia en el manejo de los datos personales

En BAIRD SERVICE nos comprometemos a dar un tratamiento veraz, completo, comprobable, transparente, seguro y confidencial a toda la información que nos proporcione, quedando prohibido el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan error.

  1. Seguridad de la Información

En virtud de lo anterior, BAIRD SERVICE ha implementado las medidas técnicas de seguridad, humanas y administrativas necesarias y a su alcance para permitir la confidencialidad y para prevenir la adulteración, pérdida, consulta y uso o acceso no autorizado o fraudulento de los datos que han sido recolectados y serán objeto de tratamiento de conformidad con la presente Política de Privacidad y Protección de Datos Personales.

  1. Autorizaciones

BAIRD SERVICE requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del Titular de dichos datos. Por ello, en su condición de Encargado del Tratamiento de Datos Personales, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización.

BAIRD SERVICE obtendrá la autorización mediante diferentes medios, entre ellos el documento electrónico, físico, mensaje de datos, Internet, Sitios Web, o en cualquier otro formato que en todo caso permita la obtención del consentimiento mediante conductas inequívocas a través de las cuales se concluya que de no haberse surtido la misma por parte del Titular de la Información o la persona legitimada para ello, los datos no se hubieran almacenado o capturado en la base de datos.

La autorización será solicitada de manera previa al tratamiento de los datos personales tanto de las personas como de los clientes. En consecuencia, los clientes, usuarios y proveedores del servicio que ofrece BAIRD SERVICE aceptan el tratamiento de sus datos personales conforme los términos de esta Política de Privacidad y Protección de Datos Personales, cuando proporcionen sus datos personales a BAIRD SERVICE a través de su plataforma electrónica y en general a través de cualquier medio de comunicación, y no indiquen lo contrario expresamente y por escrito.

Los clientes aceptan conocer que están autorizando a BAIRD SERVICE para que en calidad de responsable trate los datos personales de cada uno de los titulares, de acuerdo con las finalidades que se describen en el presente documento. De igual forma, los clientes aceptan que sus datos personales sean objeto de transmisión y transferencia, esto con el propósito de cumplir con las obligaciones contraídas, en la medida que esta transferencia de datos siempre se dará de acuerdo con la finalidad establecida en los presentes términos y condiciones.

El cliente garantiza que, la información suministrada a BAIRD SERVICE para la correcta prestación del servicio es veraz, igualmente, certifica que en los escenarios en los cuales se encargue de almacenar, suministrar, recolectar, suprimir, reproducir, depositar entre otros, datos personales de terceros, contará con autorización previa y escrita por parte de estos, y de ninguna manera se entenderá que BAIRD SERVICE es el responsable en el tratamiento de datos correspondiente.

 

Igualmente, el cliente encargado de almacenar, suministrar, recolectar, suprimir, reproducir, depositar datos personales de terceros, mantendrá indemne a BAIRD SERVICE, a su filiales, aliados comerciales, empleados, directivos y socios contra toda responsabilidad civil, comercial, penal, administrativa y fiscal, así como también, frente a todo reclamo, demanda, acción e indemnización que pueda causarse a causa de la prestación de los servicios  a través de la aplicación y del tratamiento de datos personales, en especial  por cualquier reclamación judicial, extrajudicial, administrativa o de cualquier otra índole y en contra de BAIRD SERVICE será el cliente quién se encontrará obligado a pagar las sumas de dinero a las que haya lugar y le correspondan como consecuencia de un acta de conciliación, sentencia judicial o acto administrativo que se origine como resultado de las reclamaciones efectuadas por terceros.

 

8.      Derechos del Titular

 

BAIRD SERVICE está comprometido con proteger la privacidad de los usuarios de la Plataforma y garantizar sus derechos al habeas data para que el mismo pueda conocer, actualizar, rectificar y solicitar la supresión de los datos personales que se administren. Por ello, informamos que los usuarios, de acuerdo con la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, cuenta con los siguientes derechos: (i) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a  BAIRD SERVICE; (ii) Solicitar prueba de la autorización otorgada a  BAIRD SERVICE en su condición de Responsable/encargado del Tratamiento; (iii) Ser informado por  BAIRD SERVICE, acerca de los usos o Tratamiento otorgado a los datos personales del titular, previa consulta por parte de éste; (iv) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante  BAIRD SERVICE; (v) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, y; (vi) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

 

Los titulares podrán ejercer sus derechos de Ley y realizar los procedimientos establecidos en esta Política mediante la presentación de su cédula de ciudadanía o cualquier documento de identificación. Los menores de edad podrán ejercer sus derechos personalmente o a través de sus padres o los adultos que detenten la patria potestad, quienes deberán demostrarlo mediante la documentación pertinente. Asimismo, podrán ejercer los derechos del Titular todos los Legitimados presentando el documento respectivo.

 

  1. Datos Sensibles

En el ejercicio de su objeto comercial la sociedad puede recolectar y tratar Datos Sensibles, tales como, pero sin reducirse a: (i) Imágenes, fotografías y o grabación de voz; (ii) Datos que pueden implicar discriminación por su tratamiento, tales como información relativa a la filiación política, religiosa o filosófica.

De igual forma, se podrán tratar otros Datos Sensibles relativos a salud, género y cualquier información cuyo Tratamiento puede involucrar la discriminación de los titulares. En el último caso se informará a los titulares para que den un consentimiento independiente y libre sobre el Tratamiento de tales Datos Sensibles que son más delicados.

Se procurará que estos datos sean tratados con los estándares de seguridad más altos. El acceso limitado a los Datos Sensibles se incluye dentro de la seguridad de la privacidad de estos, por lo tanto, solo el personal con autorización podrá acceder a dicha información.

 

BAIRD SERVICE no realizará el tratamiento de datos personales en calidad de responsable o de encargado de menores de edad, aunque verse con el consentimiento de mayores de edad a cargo.

 

  1.  Procedimientos

Con el fin de que el titular pueda acceder a su información personal y ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y solicitar la supresión de los datos personales que se administren, a continuación, le presentamos los procedimientos existentes y aplicables al tratamiento de su información personal:

 

                 Consultas.

 

De conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos. En consecuencia, BAIRD SERVICE cuenta con mecanismos adecuados para que los titulares de la información ejerzan su derecho de consulta, suministrando a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

 

El derecho de Consulta al que se hace referencia, así como los demás derechos cuyo procedimiento se explica a continuación, solo podrán ser ejercidos por el titular de la información o sus causahabientes, previa acreditación de su identidad, o a través de instrumentos electrónicos que le permitan identificarse o a su representante, previa acreditación de la representación.

 

Las solicitudes de consulta serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

 

                 Reclamos.

 

De conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, el Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

 

El reclamo lo deberá presentar el titular o su representante, teniendo en cuenta lo señalado en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, en el o los formatos que para tal efecto propone el Responsable del Tratamiento de la Información. Si el reclamo recibido no cuenta con información completa que permita darle trámite, esto es, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

 

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

 

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la Base de Datos que mantiene BAIRD SERVICE una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

 

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

                 Supresión.

 

El titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a BAIRD SERVICE la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012; Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados o; se haya superado el período necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados.

 

Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por BAIRD SERVICE. No obstante, la empresa podrá negar el ejercicio del mismo cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos; La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, a investigación y persecución de delitos o a la actualización de sanciones administrativas o; Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

 

                 Revocatoria de la Autorización.

 

Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal. Para ello, BAIRD SERVICE, establecerá mecanismos sencillos y gratuitos que permitan al titular revocar su consentimiento.

 

Existen dos modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse. La primera, puede ser sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que BAIRD SERVICE deba dejar de tratar por completo los datos del titular; la segunda, puede ocurrir sobre tipos de tratamiento determinados, como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado. Con la segunda modalidad, esto es, la revocación parcial del consentimiento, se mantienen a salvo otros fines del tratamiento que el responsable, de conformidad con la autorización otorgada puede llevar a cabo y con los que el titular está de acuerdo.

 

Por lo anterior, será necesario que el titular al momento de elevar la solicitud de revocatoria de consentimiento a BAIRD SERVICE indique en ésta si la revocación que pretende realizar es total o parcial. En la segunda hipótesis se deberá indicar con cuál tratamiento el titular no está conforme.

 

Habrá casos en que el consentimiento, por su carácter necesario en la relación entre titulares y responsable por el cumplimiento de un contrato o por disposición legal no podrá ser revocado.

 

  1. Transferencias y Transmisión de datos

El Cliente y los Usuarios aceptan y entienden que algunos de los datos personales que proporciona al momento de ingresar a la plataforma serán transferidos a nuestros proveedores, empresas afiliadas, asociadas o vinculadas, para procesar y completar los servicios contratados. Igualmente, BAIRD SERVICE recibe datos personales desde sus vinculadas, asociadas o proveedores. Siempre la finalidad del tratamiento es igual, análoga o compatible que aquella para la cual se recabaron los datos personales inicialmente y para dar cumplimiento a nuestras obligaciones con los clientes en la prestación de servicios de democratización de los servicios financieros.

BAIRD SERVICE se reserva el derecho de revelar información personal proporcionada vía telefónica o en línea en los siguientes casos:

                 Ante peticiones de autoridades estatales, donde sea necesaria o apropiada para investigar hechos ilícitos o fraudulentos.

 

                 Para establecer o defender los derechos de BAIRD SERVICE ante fraudes, demandas legales o en cumplimiento de ley.

 

                 Realizar reportes del manejo de la información por parte de la Superintendencia Financiera.

 

                 Para el cumplimiento de los requerimientos emitidos por parte de la Superintendencia Financiera o la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

                 En cumplimiento de auditorías fiscales o administrativas efectuadas por personas de derecho público en cumplimiento de deberes legales.

 

                 Como consecuencia de contratos de transmisión o transferencia de datos; para lo cual el Titular autoriza su transmisión o transferencia a terceras personas que se consideren como aliados comerciales, contratantes, contratistas o proveedores estratégicos.

 

                 Para verificar la información por medios digitales, electrónicos o físicos que ha sido suministrada por parte del Titular con terceras personas que tengan la capacidad de su respectiva verificación.

 

                 Para realizar una revisión de la información suministrada ante Centrales de Riesgo, instituciones o entidades financieras, entidades de crédito, instituciones públicas o privadas que puedan verificar, corroborar y almacenar los datos de los titulares.

 

                 Como consecuencia de una solicitud efectuada por cualquier autoridad del Estado a nivel nacional, departamental, municipal o distrital.

 

                 Si BAIRD SERVICE juzga necesario investigar o actuar ante reportes de fraudes o ilícitos en este sitio.

 

                 Procedimiento para el ejercicio de los derechos de conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización

La Ley 1581 de 2012 establece los derechos que tiene derecho a ejercer en cualquier tiempo sobre sus datos personales el Titular de la Información, y son ellas: acceso a sus datos personales para conocer los detalles de tratamiento de los mismos; actualización de los mismos, rectificación en caso de ser inexactos, incorrectos o estén desactualizados y cancelación o supresión cuando considere que no se requieren para alguna de las finalidades señaladas en la presente política de privacidad, estén siendo utilizados para finalidades no consentidas o haya finalizado la relación contractual o de servicio.

Adicionalmente, los Titulares de la Información tienen derecho a ser informados de cambios sustanciales que se efectúen en la presente Política de Privacidad y Protección de Datos Personales, como los son y sin limitarse a: cambios en la identificación del responsable de la Información y a la finalidad del Tratamiento de los datos personales de los Titulares. En consecuencia, los Titulares de la Información recibirán una nueva solicitud de autorización para el Tratamiento de la Información cuando los cambios que BAIRD SERVICE realice a la presente Política de Privacidad modifiquen la finalidad del Tratamiento de la Información aquí estipulada.

Si necesita acceso a los datos personales que proporcionó o ejercer alguno de los derechos que la ley le da los Titulares o sus representantes, comuníquese a bairdservice@bairdservice.com e indique:

       Nombre completo y teléfono o domicilio.

       Copia de una identificación oficial con foto o que lo acredite como titular de los datos a los cuales desea tener acceso o como representante legal del titular.

       Especificar qué desea que se haga con sus datos personales.

       Otra documentación que pretenda hacer valer.

Sí para el análisis de la solicitud BAIRD SERVICE requiere más información de parte del Titular, procederá a comunicar tal situación en los siguientes cinco (5) días, desde la recepción de la solicitud o reclamos del Titular. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

  1. Responsabilidad

BAIRD SERVICE S.A.S. no será responsable, civil, comercial, penal o bajo cualquier otra responsabilidad dentro del marco jurídico colombiano de acuerdo con los límites establecidos en la legislación aplicable.

En especial BAIRD SERVICE no es responsable por la veracidad de los datos proporcionados por las fuentes y los usuarios de la Plataforma.

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Para las verificaciones respecto de terceros, el Cliente expresamente se obliga y manifiesta bajo la gravedad de juramento que ha recabado la autorización para el tratamiento de datos personales de sus potenciales clientes, empleados, prestadores de servicios o cualquier Tercero cuyos datos sean sometidos para verificación en BAIRD SERVICE, incluyendo la autorización para la transmisión de los datos de dicho Tercero a empresas ajenas a su núcleo de negocio para el proceso de Verificación.

13.   Autorización de Difusión de datos a terceros, consulta, administración y reporte a centrales de riesgo, empresas de validación de identidad, biometría y análisis de datos.

En calidad de Titular de la información, actuando libre y voluntariamente, autorizo a BAIRD SERVICE y/o a Experian Colombia S.A. (en adelante DataCrédito Experian), o quien represente sus derechos, a acceder a mis datos personales contenidos en la base de datos de Mareigua Ltda. (Mareigua Ltda. con NIT 800.167.353-4), Aportes en Línea (Aportes En Línea S.A. 900147238-2), Colfondos y/o administradoras de pensiones, y demás Operadores de información de seguridad social autorizados por el Ministerio de Salud y Protección Social, a mis datos personales recolectados por medio del presente formulario, y a mis datos personales contenidos en la base de datos de DataCrédito Experian (Operador de información crediticia), en adelante mi información personal, para darle tratamiento en los términos expresados en la presente política de tratamiento de datos personales de BAIRD SERVICE y/o DataCrédito Experian y para finalidades de gestión de riesgo crediticio tales como: (i) elaboración y circulación a terceros de scores crediticios, herramientas de validación de ingresos, herramientas predictivas de ingresos, herramientas para evitar el fraude y en general, herramientas que le permitan a los Suscriptores de DataCrédito Experian, adelantar una adecuada gestión del riesgo crediticio. (ii) Compararla, contrastarla y complementarla con la información financiera, comercial, crediticio, de servicios y proveniente de terceros países de DataCrédito Experian. (iii) Compararla, contrastarla y complementarla con la información personal de Midatacrédito.

 

Así mismo, el cliente acepta y manifiesta que, al solicitar los servicios y acceder a la aplicación de BAIRD SERVICE autoriza de manera expresa, concreta, suficiente, voluntaria, informada, irrevocable e ilimitada a BAIRD SERVICE o a través de terceros, o a quien represente sus derechos o a quien ostente en el futuro la calidad de acreedor, en virtud de las obligaciones derivadas de sus relaciones contractuales para: (i) consultar, (ii) reportar, (iii) enviar, (iv) procesar, (v) solicitar y (vi) divulgar a las Centrales de Información Financiera y crediticia, a los bureaus de créditos, y a cualquier entidad que maneje o administre bases de datos que tengan como fines de información financiera, crediticia, de control, validación de identidad, biometría, comerciales y de consolidación de información, todos los datos personales y económicos, incluyendo la información referente al comportamiento comercial y crediticio del Usuario, tales como el nacimiento, modificación o extinción de obligaciones contraídas con anterioridad o que se llegasen a contraer fruto de la relación contractual contraída.

 

Así mismo, acepta y autoriza a BAIRD SERVICE al envío de las fotos de las cédulas de identidad y foto “selfie” personal, grabación de video y audio del dispositivo celular a proveedores terceros de verificación de identidad y de firma digital y electrónica. De igual forma autoriza a BAIRD SERVICE al envío de mensajes de texto, WhatsApp, IVR (mensajes de voz) para las validaciones y para el cobro de las obligaciones inherentes al servicio legal adquirido.

 

  1. Cambios y actualizaciones a esta política

BAIRD SERVICE se reserva el derecho de modificar o cambiar esta política si es necesario o debido a cambios normativos. Los cambios entran en vigor en el momento que son publicados. Al usar este sitio y procesar reservaciones con BAIRD SERVICE (por cualquier medio) acepta esta política de privacidad. Si tiene dudas sobre esta política contáctenos describiendo su caso ampliamente y trataremos de resolverlo.

  1. Vigencia de la Política de Privacidad y Protección de Datos Personales.

Esta Política de Privacidad y Protección de Datos Personales fue publicada el veinticinco (25) de noviembre del dos mil veintidós (2022).

La Información suministrada por ustedes será almacenada por un periodo de diez (10) años contados a partir de la fecha de publicación de esta Política de Privacidad y Protección de Datos Personales. Lo anterior para atender la normatividad aplicable en temas administrativos, contables, fiscales y jurídicos del Responsable y Encargado del tratamiento de la Información.

 

 

 

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